「テレワークが多くなり、チームの業務管理が難しくなってきた」
「業務管理ツールを導入しようと思うけれど、どう選んでいいのかわからない」
こんな悩みはありませんか？
チームメンバーの増加や、コロナ禍におけるテレワークの増加により、チームの業務管理がうまくいかなくなっている企業が多くあります。
チーム内のタスク管理、業務管理ができていないと、効率の悪化やメンバーのモチベーションの低下など、悪影響が多く出てきます。
本記事では、業務管理ツールの機能や選び方、おすすめの業務管理ツール７選をご紹介していきます。
業務管理ツールとは
業務管理ツールとは、その名の通り、チーム内の業務状況を整理し、管理するために使用するツールです。
テレワークが進んだ昨今においては、リモートで作業をしている社員の状況も把握できるため、業務管理ツールの重要性が高まっています。
次項では、業務管理ツールの具体的な機能について説明していきます。
業務管理とは何？その方法や便利なツール・システムを紹介します
業務管理ツールの機能
業務管理ツールの機能は選ぶツールによって様々です。
それぞれのツールに備わっていることの多い機能は主に下の4つがあります。
業務時間管理機能
業務時間管理機能とは、チームメンバーが、どの作業にどれくらいの時間を使い、合計で何時間働いていたかを計測する機能です。
この機能は勤怠管理ツールに付随していることが多い機能ですが、業務管理ツールの場合は、タスクごとに細かく業務時間を管理できるところが特徴です。
グラフ分析機能
グラフ分析機能とは、前述した業務時間のデータをまとめ、自動的に図表に落とし込み、業務改善のための分析ができる機能です。
なかなか手動では測れない、タスクごとの業務時間も自動的に集計し、分析ができるため、業務効率化には欠かせない機能だと言えます。
タスク進捗管理機能
タスク進捗管理機能とは、タスクごとにその進捗状況を確認することができ、チームメンバー全体で進捗を見ることができる機能です。
タスクをToDoリスト化して管理できるもの、ガントチャート形式で管理できるものや、付箋のような形で直感的に管理ができるものなどがあり、管理する形式はツールによって様々です。
チャット機能
業務管理ツールの中に、他メンバーとのチャット機能が含まれているものがあります。
個人間でのチャットができるのはもちろん、そのままミーティングを開催できるものもあります。
チャット機能がない業務管理ツールでも、slackなどのチャット機能がついた他のアプリケーションと連携できる業務管理ツールもあります。
業務管理ツール導入のメリット
業務管理ツールを導入することによるメリットは多々あります。ここでは、主なメリットを大きく4つに分けてご説明します。
業務の進捗状況が可視化できる
業務管理ツールを導入することで、それぞれの業務の進捗状況が可視化されます。
これにより、業務が順調に進んでいるのか、進捗が芳しくないならどこがネックになっているのか等が一目でわかるようになります。タスク進捗がよくない時にもこれにより、すぐさま対策を打てるようになります。
業務効率化につながる
どのタスクにどのくらいの時間をかけているかが可視化されるため、どの部分は効率が良く、どの部分が効率が悪いのかの分析が容易になります。
それを元に業務効率化を進め、利益を最大化することも可能になります。
緊急時にも対応しやすくなる
スタッフの急な欠勤やアクシデントなどがあった際も、業務管理ツールによってどの業務がどこまで進んでいるか可視化されていれば、他のスタッフで対応することができます。
業務管理ツールによって業務のブラックボックス化を防ぐことで、緊急時にも迅速な対応が可能です。
コンプライアンスの強化につながる
業務管理ツールにより社員の業務時間を詳細に把握することができるため、長時間労働を把握することができ、コンプライアンスの面でも強化が期待できます。
特にリモートワークが可能な会社の場合、労働時間を把握することが難しいため、業務管理ツールを用いて業務時間を把握し、コンプライアンス強化をすることは重要になります。
業務管理ツールの選び方
業務管理ツールと一口にいえど、非常に多くのツールがあり、導入を検討する際に比較すべきポイントがどこなのか悩んでしまう方も多いのではないでしょうか。
そこで、業務管理ツールを選ぶ際の基準をいくつか紹介していきます。
料金で選ぶ
業務管理ツールには、無料で利用できるものから、利用する機能によって金額が変動するものなどがあります。
一部の機能のみの利用であれば、無料でも利用できる業務管理ツールもあります。
業務管理ツールは月額制で、社員1人あたりで料金が発生するものが多く、機能を追加するごとに1人あたりの金額が上がってくるケースがほとんどです。
予算に合わせて、導入サービスや、そのプランの検討をするのがおすすめです。
チーム規模に合わせて選ぶ
業務管理ツールは、個人で使うのか、小さなチームで使うのか、大規模な企業全体で使うのかによって、利用したい機能も大きく異なってきます。
個人の方であれば、シンプルなタスク管理機能のみでも事足りる場合が多いかと思います。その場合はほとんどのツールが無料で利用できるでしょう。
大きなチームになれば、タスク管理だけでなく、勤務時間の管理や、業務時間の分析機能もあると便利です。その場合は機能が充実しており、かつ多数のメンバーが使いやすいようなシンプルなデザインのものを選ぶのがおすすめです。
目的別に選ぶ
前述したように、業務管理ツールには多数の機能があり、どこを重視したいかによっても導入すべきサービスが変わってきます。
コンプライアンス強化のために社員の業務時間を把握したい場合は、勤怠状況の管理機能が充実しているものを、煩雑化したタスクを整理したいときはタスク管理がシンプルにできるようなツールを導入するのが良いでしょう。
既存ツールと連携できるものを選ぶ
業務管理ツールには、他のツールと連携して利用できるものが多くあります。
連携できるツールの代表例としては、Google Driveや、Slackなどのチャットツールがあります。
これらのサービスを利用している企業の場合は、ツール連携機能があるものを選ぶのがおすすめです。
おすすめの業務管理ツール８選
それでは実際におすすめの業務管理ツールを８つご紹介します。
Excel
- 金額：0円〜 ※Excel onlineの場合（通常盤Excel2021は17,904円）
- 特徴：業務管理専用のツールではないが、汎用性が高く独自にカスタマイズが可能
エクセルは、Microsoft Officeのツールの1つで、非常に多くの企業で導入されている汎用ツールです。
業務管理以外の用途でも使えるため、すでに使用されている方も多いかと思います。個人でのタスク管理のみで使用する場合や、細かいカスタマイズをしたい場合の業務管理にはエクセルを工夫して使用するのがおすすめです。
▼Excelで業務管理を行う方法については下記記事を参考にしてください
業務管理にExcel(エクセル)は使える？メリット・デメリットを解説
Teams
- 金額：0円〜（有料版は１ユーザー430円〜）
- 特徴：Microsoft365と相性抜群。カード形式でタスク管理ができる
Teamsは、Microsoftが運用する業務管理ツールです。Teams内の「Planner」というアプリを使うことにより、チームでタスク管理が可能です。
また、Teamsはファイル共有やチャット機能、Web会議機能等様々な機能が付随しています。
チームの総合的なコミュニケーションツールとして使用しつつ、業務管理もしっかりしていきたい企業におすすめのツールです。
Asana
- 費用：無料〜
- 特徴：使いやすいUIで外部ツール連携もできる業務管理ツール
Asanaは、デザインがシンプルで使いやすく、世界中で愛されている業務管理ツールです。
Google WorkspaceやSlack、Teamsなどの200もの外部サービスとの連携も可能で、そのようなサービスをすでに使用しているチームにおすすめです。
こちらは個人や小規模チームであれば無料で使用することが可能です。有料プランの場合は、使用できる機能がさらに増えるため、より高度な業務管理をしたい場合は有料プランがおすすめになります。
Trello
- 費用：無料〜
- 特徴：付箋を貼るようなイメージで直感的にタスクを管理できるツール
Trelloは、付箋のような形のタスクシートを動かすことによって業務管理ができるツールです。個人や小規模なチーム向けであれば無料で使用することができるので、気軽に使いやすいのもメリットです。
TimeCrowd
- 特徴：業務時間を見える化するのに特化したツール
TimeCrowdは、どの業務にどのくらいの時間を使っているかを集計し、業務管理ができるツールです。チームや企業単位で業務管理するのにおすすめのシステムになります。
各メンバーがどのくらい働いているのか、どの業務に何時間かけているのかを自動的にグラフ化してくれるので、チーム全体の業務管理・改善にもってこいのツールです。
Backlog
- 費用：2,970円/月〜（30日間無料）
- 特徴：チームのプロジェクト管理を最適化するツール
Backlogは、プロジェクト管理に必要な要素を全て詰め込んだプロジェクト管理に特化した業務管理ツールです。「ガントチャート」や「カンバン」機能があり、プロジェクトの進捗を見える化できるところが大きなメリットです。
Qasee
- 費用：要問い合わせ（無料トライアルあり）
- 特徴：業務状況だけではなく、社員のモチベーション等も可視化できるツール
Qaseeは、業務状況の管理に加えて、業務を遂行する社員の状況やモチベーションも可視化できる業務管理ツールです。テレワークによって社員のストレス状態が見えにくくなっているため、そこを可視化してくれるのは嬉しい機能ですね。
Fairgrit
- 費用：55,000円/月〜
- 特徴：SES事業者さまに特化したエンジニア向けオールインワン業務管理ツール
株式会社エージェントグローのSES業界向けのSaaSサービス「Fairgrit®」はエンジニアの勤務管理はもちろん、メンタル管理まで出来るSES管理ツールです。
SES業務の管理に必要な機能が全て揃っていますので、各種業務の効率化を簡単にどなたでも実現いただくことが可能です。
まとめ｜目的に合わせて業務管理ツールを選びましょう
ここまで、業務管理ツールを使うメリットや、おすすめの業務管理ツールをご紹介してきました。
各々のチームが持つ課題に応じて、チームに合った業務管理ツールを選びましょう。
プランによっては無料から使えるものからありますので、これらのツールをお試しで使ってみるのはいかがでしょうか。